Demirbaş Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

Demirbaş, kurumların sahip oldukları taşınır ve taşınmaz varlıkların genel adıdır. Demirbaş yönetimi ise bu varlıkların etkin bir şekilde takip edilmesi, kontrol altına alınması ve optimize edilmesi sürecidir. İşletmelerin üretim süreçlerinde aksaklık yaşanmaması için demirbaş takibi kritik bir öneme sahiptir. Bu süreç, yalnızca kaynakların verimli kullanılmasını sağlamaz, aynı zamanda kurumun iş akışlarını düzenleyerek maliyetlerin düşürülmesine de katkıda bulunur.

Dijitalleşme sayesinde, personellere zimmetlenen demirbaşların durumu, olası arıza bildirimleri veya bakım ihtiyaçları kolayca takip edilebilmekte ve süreçler hızla optimize edilebilmektedir. Böylece kurumlar, demirbaş yönetimi ile hem çalışan memnuniyetini artırabilir hem de iş sürekliliğini sağlama noktasında önemli bir adım atmış olur.

Demirbaş Sayımı Nasıl Yapılır?

Demirbaş sayımı, işletmenin sahip olduğu tüm ekipmanların düzenli olarak kontrol edilmesi ve kayıt altına alınması işlemidir. Modern takip sistemleri, bu süreci kolaylaştırmak için barkod ve RFID teknolojilerinden yararlanır. Sayım işlemi şu adımlarla gerçekleştirilir:

1. Öncelikle tüm envanterler benzersiz bir kod veya barkod ile etiketlenir
2. Endüstriyel mobil cihazlar kullanılarak bu barkodlar taranır
3. Sayım sonuçları dijital ortama aktarılır ve mevcut kayıtlarla karşılaştırılır
4. Eksik veya fazla çıkan demirbaşlar tespit edilir ve gerekli düzeltmeler yapılır

Büyük ölçekli işletmeler için manuel demirbaş sayımı oldukça zorlayıcıdır. Yazılım destekli çözümler, bu yükü hafifleterek şirketlerin kaynaklarını daha etkili kullanmasına olanak tanır. İnternet erişimiyle her yerden kontrol edilebilen bu sistemler, ekipmanların durumu, teslimat tarihleri ve raporlama gibi kritik süreçleri kolaylaştırır.

Demirbaş Listesi Nasıl Oluşturulur?

Etkili bir demirbaş listesi oluşturmak için aşağıdaki adımları izlemek gerekir:

1. Envanter çıkarma: İşletmenizde bulunan tüm taşınır ve taşınmaz varlıkların tespit edilmesi ve listelenmesi
2. Kategorilendirme: Demirbaşların türlerine göre (ofis ekipmanları, elektronik cihazlar, mobilyalar vb.) sınıflandırılması
3. Kodlama: Her envantere benzersiz bir kimlik numarası veya barkod atanması
4. Detaylandırma: Satın alma tarihi, fiyatı, garanti süresi, sorumlu kişi gibi bilgilerin eklenmesi
5. Dijital ortama aktarma: Tüm bu bilgilerin yazılıma aktarılması

İşletmelerin envanterinde bulunan tüm ekipmanların takibi, demirbaş yönetimi sürecinin temelini oluşturur. Bu sistem, ofis içindeki veya farklı lokasyonlardaki tüm kurumsal varlıkların barkodlu şekilde dijital ortamda izlenmesini sağlar. Ayrıca süreçlerdeki ve demirbaşların durumundaki izlenebilirlik artırılarak kayıp ve kaçakların önüne geçilir.

Demirbaş Gider Olarak Nasıl Kaydedilir?

Demirbaşların gider olarak kaydedilmesi, amortisman yöntemiyle gerçekleştirilir. Bu süreç şu şekilde işler:

1. Demirbaş tanımlama: Satın alınan varlık öncelikle demirbaş olarak tanımlanır ve kayıt altına alınır.
2. Kullanım ömrü belirleme: Her türü için yasal mevzuata uygun kullanım ömrü belirlenir.
3. Amortisman hesaplama: Envanterin maliyeti, belirlenen kullanım ömrüne bölünerek yıllık amortisman tutarı hesaplanır.
4. Muhasebe kaydı: Hesaplanan amortisman tutarları düzenli olarak gider hesaplarına kaydedilir.

ERP yazılım programı çözümlerinden demirbaş yönetim sistemleri, bu süreçleri otomatize ederek hem muhasebe hem de vergi açısından doğru kayıtların tutulmasını sağlar. Demirbaşların doğru şekilde gider yazılması, işletmelerin finansal tablolarının gerçeği yansıtması ve vergi avantajlarından yararlanması açısından önemlidir.

Demirbaş Yönetim Sistemlerinin Faydaları

Masaüstü ve mobil ekranlar üzerinden kolayca erişilebilen demirbaş yönetim çözümleri, her boyutta işletmeye birçok avantaj sağlar:

• Demirbaşların nerede olduğunu ve kime zimmetlendiğini kolayca takip etme imkânı
• Varlıkların teslim tarihi ve geri alınma süreçlerini kontrol etme
• Bakım ve onarım ihtiyaçlarının zamanında tespit edilmesi
• İşgücü ve zaman tasarrufu sağlama
• Envanter maliyetlerinin optimize edilmesi
• Detaylı ve özet raporlar alabilme
• Geçmişe yönelik izlenebilirlik

Sistem, hem küçük ölçekli işletmelerin sınırlı sayıdaki demirbaşlarını hem de çok lokasyonlu büyük yapıların karmaşık envanterlerini yönetebilecek şekilde tasarlanmıştır. Barkod ve RFID teknolojisi sayesinde takibi hızlı ve hatasız bir şekilde yapılabilir.

Geniş ekiplerle çalışan ve binlerce demirbaşı olan işletmelerde, manuel sayım süreçlerinin zaman kaybını ortadan kaldırarak iş gücünden tasarruf sağlar. Yeni envanterler için belirlenen prosedürler, işletmelerin düzenli ve verimli bir şekilde çalışmasına katkıda bulunur. Türkiye’nin gelişmiş bulut tabanlı ERP çözümlerinden biri olan DİA Yazılım ile zaman ve kaynak yönetiminizi optimize edebilir, işletmenizin tüm demirbaş süreçlerini dijital ortamda kolayca yönetebilirsiniz.

Önceki yazımıza https://www.dia.com.tr/blog/kobilerin-erp-kurulum-sureclerinde-yaptigi-3-hata/ linki üzerinden ulaşabilirsiniz.