KOBİ’lerin ERP Kurulum Süreçlerinde Yaptığı 3 Hata

KOBİ’ler, büyük rakiplerinde olduğu gibi yüksek personel sayılarına veya bütçelere sahip değiller. Bu durum ERP uygulama projelerinde hem bazı avantajları hem de bazı dezavantajları beraberinde getirir. Küçük işletmelerde ERP kurulumu daha kolay olsa da, bazı yaygın proje hatalarını küçük işletmeler daha sık yaparlar.

Departmanları Görmezden Gelmek

KOBİ’ler, ERP uygulama projelerinde çalışan sayılarının az olmasından kaynaklı olarak tüm departmanlarla iletişim halinde olurlar. Böylece departmanların ihtiyaçlarını ve eksikliklerini iyi anlayarak başarılı bir ERP kurulum süreci geçirebilirler. Ancak KOBİ’ler için dezavantajlı taraf, departmanlardan alınan verileri doğru kullanmamak olabilir.

Muhasebe departmanı daha iyi raporlama özelliklerine hayran kalarak, ERP’nin sınırlarını zorlamaya başlayabilir. Bu çok iyi bir şeydir. Ancak diğer taraftan üretim departmanı, ERP olmadan önce verimli çalıştığını düşünüyorsa, ERP’ya karşı önyargılı olabilir. Bu noktada üretim departmanıyla, muhasebe departmanını aynı gemide kabul edemeyiz.

Büyük işletmelerde çalışan sayısı fazla olduğu için, ERP’ye karşı olan olumsuz tutum büyük etkiler yaratmaz. Birkaç çalışanın programı verimli kullanamaması, çözülmesi gereken ufak bir pürüzdür. Ancak KOBİ’ler için aynı şey geçerli değil. Departmanları 1 – 3 çalışan arasında değişen bir işletmede, ERP’yi kullanmayan çalışan demek, sisteme entegre olamamış bir departman demektir.

Sonuç olarak KOBİ’lere düşen görev, hem ERP’nin plan aşamasında hem de kurulumun tamamlandığı süreçte tüm çalışanların ERP’yi sorunsuz şekilde kullanıyor olmasını sağlamaktır. Diğer taraftan KOBİ’ler, bir ERP uygulama projesi başlatmadan önce tüm çalışanlarına hızlı bir şekilde danışabilme lüksüne de sahiptir. Büyük şirketler için çalışanlara danışarak planlama yapma süreci aylarca sürebilir.

İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması

KOBİ’lerin de tıpkı büyük şirketler gibi ERP’ye yoğun ihtiyacı vardır. Ancak, bazı konularda iş süreçlerini yeniden tasarlamaları gerekir. İş süreçlerinin yeniden tasarlanması için, ciddi bir kullanılabilir kaynağa ihtiyaç vardır.

İş süreçlerinin yeniden organize edilmesi ve başarılı bir ERP uygulama projesi, çok büyük kaynaklar ve çaba gerektirir. Dolayısıyla iş süreçlerinin yeniden tasarlanması sadece ERP projesinin başarılı olması gerektiği için değil, işletmenin ihtiyacı olduğu için de yapılıyor olmalıdır. KOBİ’lerin kendilerine şunu sormaları gerekir: “Eğer ERP projesi başlatmasaydım, yine de iş süreçlerimi yeniden tasarlar mıydım?”

Kaynak eksiklikleri nedeniyle hem iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması hem de ERP uygulaması noktasında başarısız olmaktansa, her iki projenin de daha uzun bir zaman diliminde başarıyla tamamlanması daha iyidir. Bu yüzden, KOBİ’lerin aceleci olmaktansa emin adımlarla yürümesi daha faydalıdır.

ERP Proje Uzmanlarına Aşırı Güven

KOBİ’lerin ERP uygulama projelerinde yaptıkları bir diğer kritik hata da, ERP danışmanlarına çok fazla güvenmesidir. Danışmanlar muhakkak ERP alanında gerekli uzmanlığa sahiplerdir. ERP uygulamasını hem büyük hem de küçük müşterileri için zaten birçok kez gerçekleştirmişlerdir. Doğal olarak KOBİ’ler, danışmanların gözleri kapalı bile olsa projeyi tamamlayabileceğine inanırlar. Fakat KOBİ’lerin, ERP uygulama sürecine dahil olması hayati önem taşır.

KOBİ’lerin ERP uygulama projesine dahil olması elbette süreci yavaşlatır, hata sayısını arttırır. Ancak ERP kurulumu tamamlandığında, çalışanından yöneticisine kadar herkes, sistemi benimsemiş ve üst seviyede kullanabilir hale gelmiş olacaklar.

Küçük işletmeler şunu unutmamalıdır; ERP proje uzmanı yakında gidecek. Bir sonraki müşteriye geçiş yapacak. Uygulanan ERP’yi kullanmak ve kendini geliştirmeye devam etmek için geriye küçük işletme sahibi ve çalışanları kalacak. Küçük işletmelerin en büyük özelliği, kendi kendilerine yetiyor olmalarıdır. Bu kendi kendine yeterlilik, kullanılmaya devam eden ERP uzmanlığına kadar uzanabilmelidir.

KOBİ’ler ticari hedeflerine ulaşabilmek için ERP’yi iyi kullanıyor olmak zorundalar. Bu yüzden tüm işletmeyi sürece dahil etmeyi ve başarıyla tamamlanabilecek seviye adımlar atmayı unutmamalılar. İşletmeye ERP uygulamak danışmanların görevi olsa da, işletme sahiplerinin projesidir…

Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP programı DİA ile değişime ilk adımı atmak için aşağıda yer alan formu doldurun, sizi en kısa sürede arayalım.