E-Defter Saklama Zorunluluğu Nedir?

E-defter, E-Dönüşüm uygulamaları ile birlikte gelen hizmetlerden biridir. Daha hızlı ve düzenli bir denetim sağlamak, kayıt dışılığın izlenerek önlenmesi amacıyla kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içerecek şekilde elektronik imzalı veya mali mühür ile onaylanarak elektronik olarak tutma zorunluluğu daha önceden bildirilmişti.

Elektronik ortamda tutulacak defterlerin virüs, siber saldırısı vb. saldırılara karşı vergi güvenliğini sağlamak amacıyla ikincil kopyalarının gizliliği ve güvenliği sağlanmış şekilde saklamacı kuruluşlar aracılığıyla saklanması zorunluluğu yakın bir zamanda ayrıca getirilmiştir.

E-defter kullanma zorunluluğu olan mükellefler ve geçiş yapılması gereken tarihler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

E-defter uygulamasına isteğe bağlı geçmek isteyenler dışında, e-fatura kullanıcısı olmayan şahıs firmaları ve tüzel firmalar da geçiş yapabilirler. E-Deftere zorunlu geçiş yapacak firmalar sene başında, isteyerek geçiş yapmak isteyen firmalar ise dönem içerisinde e-defter uygulamasına geçiş yapabilirler.

E-Defter Nedir?

E-defter, VUK ve TTK hükümlerince tutulması elzem olan yevmiye defteri ve büyük defterin istenilen formal ve standartlarda uygun olarak elektronik ortamda hazırlanması, korunmak için kayıt altına alınması, değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının doğruluğunun kesinleşmesini sağlayarak, bir ispat aracı olarak kullanılmasını sağlayan bir uygulamadır. İbraz edilebilmesi ile açılış ve kapanışlarıyla ilgili işlemlerinin sanal ortamda yapılabilmesi mümkün olan bir hukuki ve teknik düzenlemedir.

E-Defter Kullanma Zorunluluğu ile ilgili Tebliğ 

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan usul ve esaslara göre elektronik ortamda oluşturulan defterlerle ilgili maddeler şunlardır:

• Elektronik defter yazılımlarında ilk onaydan sonra gerçekleştirilen güncellemelerinde test ve onay işlemine tabi olması,
• Elektronik defter uygulamasında elektronik defterler oluşturuluncaya kadar ki süreçte muhasebe kayıtlarının tebliğde öngörülen belgelerle tevsik olunması gerektiği,
• Elektronik defter ve berat dosyalarının mükelleflerin muvafakatnameleri ile Başkanlıktan izin alan e-fatura özel entegratörlerinin mali mühürleri ile de imzalanabilmesi,
• Elektronik defter ve berat dosyalarının mükelleflerin sistemlerinde oluşabilecek elektronik vb. diğer teknik sorunlar, mücbir sebepler nedeniyle zayi olması halinde defter kayıtlarına sonradan ulaşılabilmesini sağlamak üzere gizlilik ve güvenlik esasları da dikkate alınarak, defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının Başkanlıktan izin alan saklamacı kuruluşlarda da 01.07.2019 tarihinden itibaren ayrıca saklanması zorunluluğunun getirilmesi,
• Mücbir sebepler vb. teknik sebeplerle defter ve belgelerin zayi olması halinde izlenmesi gereken usul ve esasların açıklığa kavuşturulması kararlaştırılmıştır.

E-defter’lerin asıl ilk kopyalarının mükellef tarafından saklanması, ikincil kopyalarının da GİB e-defter saklama sistemi’ne yüklenmesi zorunluluğu bulunmaktadır.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mevzuatlarını detaylı incelemek için tıklayabilirsiniz.

Kimler E-Defter Kullanmak Zorundadır?

Aşağıda bulunan mükelleflerin e-defter uygulamasına dahil olmaları zorunludur.

1. E-fatura uygulamasına geçmek zorunda olan mükellefler.
2. Türk Ticaret Kanununun 397. maddesinin dördüncü fıkrasınca bağımsız denetime dahil bulunan şirketler.
3. Başkanlık, yapılan analiz ya da inceleme faaliyetleri sonucunda riskli veya vergiye uyum düzeyi az olduğu belirlenen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmadan, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirmeye hak sahibidir. Kendisine yazılı bildirim yapılan mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen vakitler içerisinde e-defter uygulamasına katılması gerekmektedir.
4. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının e-defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu bulunmamakla beraber, isteğe bağlı olarak uygulamaya katılım sağlayabilirler.
5. Bu Tebliğ ile ortaya konan zorunluluk kapsamına girmeyenlerden 17/12/2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 486) ile usul ve esasları belirlenen Defter Beyan Sistemi kapsamı dışında kalan mükelleflerin de kendi istekleri halinde e-defter uygulamasına katılabilmesi mümkündür. e-defter uygulamasına kendi istekleriyle katılanlar, başvurularını izleyen ayın başından itibaren defterlerini e-defter olarak tutabilirler.
6. E-defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür değişikliğine gitmeleri neticesinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır. E-deftere geçme süresi hiçbir şekilde işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

E-Deftere Geçiş Süreci

E-defter uygulamasına katılma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;

1. E-fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren),
2. Bu Tebliğ yayım tarihinden itibaren Türk Ticaret Kanununun 397. maddesinin dördüncü fıkrası gereğince bağımsız denetime alınan şirketler 1/1/2020 tarihinden itibaren, 2020 ve devam eden yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren e-defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenmiş şekilde defterleri e-defter olarak tutmak zorundadırlar.

Zorunluluk oluştuğu halde e-defter uygulamasına belirtilen zaman içinde geçmeyen mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanır.

DİA Bulut Teknolojisi ile E-Dönüşüm Sürecine Adım Atın!

DİA, GİB’in (Gelir İdaresi Başkanlığı) e-defter hizmeti veren uyumlu programlar listesinde yer almaktadır. DİA e-defter hizmeti ile elektronik defter ve beratlarınızı GİB’in (Gelir İdaresi Başkanlığı) belirlediği format ve standartlara uygun şekilde oluşturabilir, platform bağımsız özelliği sayesinde DİA Muhasebe Yönetim sisteminiz ile entegre kullanabilirsiniz.