Bulut Bilişim ve Muhasebe

Suha Onay 10 Mart 2017 ERP | Muhasebe

Bu yazının amacı, teknoloji dünyasının son zamanlarda sıklıkla dillendirdiği Bulut Bilişim kavramının nasıl Bulut Muhasebesine dönüştüğünü görmek ve bundan kaçmanın mümkün olmadığını vurgulamaktır. Barındırma gibi hizmetleri bizden uzakta bir sunucuda barındırarak aslında çok yakınımızdaymış gibi bu hizmeti bize sunmaktadır. İşletmelerin rekabet güçlerini artırmak adına bu hizmeti görmemezlikten gelmeleri mümkün gözükmemektedir. Muhasebe sistemleri bulut bilişim hizmeti ile birleşerek dünyada adını sıkça duymaya başladığımız Bulut Muhasebesine (Cloud Accounting) yönelmekte ve yeni bir iş modelini bizlere sunmaktadır. DİA da Türkiye’de 2004 yılından beri Bulut Muhasebe yazılım hizmeti sunan firmaların başında gelmektedir.

Avrupa Birliği İstatistik Kurumu’nun (EUROSTAT) üye ülkeler arasında yaptığı çalışmaya göre, 2014 yılı itibariyle bulut bilişimi kullanan işletmelerin ortalama oranı %19’dır. Detaylara bakıldığında ise, bulut bilişimi kullanım oranının büyük çaplı işletmelerde %35, KOBİ’lerde ise %18 olduğu ve bu işletmelerin de %46’sının bulut bilişimi muhasebe ve finans alanında kullandıkları görülmektedir.

Litvanya’da yapılan bir araştırmada (Christauskas ve diğ., 2012) KOBİ’lerin sabit (stand alone) muhasebe yazılımlarını bırakarak gittikçe artan oranda bulut bilişim üzerinden sunulan muhasebe programlarını kullanmaya başladığı anlaşılmıştır.

Türkiye’de internet ve internet teknolojilerinin kullanımının dünya ortalamalarında olduğu görülmektedir. Forrester Araştırma Şirketi’nin verilerine göre, ülkemizdeki şirketlerin % 31’i buluta geçmiş durumdadır ve % 40’ı ise buluta geçmeyi düşündüğünü belirtmektedir. En fazla üretim şirketlerinin başı çektiği görülürken kamu sektörünün de yüzde 25’inin bulut bilişimi kullandığı görülmektedir.

Bulut bilişim işletmelere bir çok ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir altyapı sunmaktadır. Klasik muhasebe programları ile bulut bilişim tabanlı muhasebe programları aşağıdaki tabloda karşılaştırılarak aralarındaki farklar ortaya konulmuştur.

Klasik ve Bulut Bilişim Tabanlı Muhasebe Programlarının Karşılaştırılması

Klasik muhasebe programları	Bulut tabanlı muhasebe programları
Sisteme uzaktan erişim zordur	Sisteme uzaktan erişim bulunmaktadır
Kurulum ve güncelleme elle gerçekleştirilir	Kurulum ve güncelleme uzaktan otomatik gerçekleşir
İş yeri dışında bağımsız çalışma imkanı kısıtlıdır	İş yeri dışında bağımsız çalışma imkanı vardır
Yedekleme yerel terminalde gerçekleşir	Yedekleme bulut bilişim sisteminde ve yerel terminalde gerçekleşebilir
Mevzuat değişiklikleri bireysel olarak takip edilir	Mevzuat değişiklikleri bulut bilişim sisteminden takip edilir
İşlemlerde zaman kayıpları çok yaşanır	İşlemlerde zaman kayıpları yaşanmaz
Faturaların ve diğer resmi belgelerin elle doldurulması ve gönderimi	Faturaların ve diğer resmi belgelerin web tabanlı doldurulması ve gönderimi
İşletme yöneticilerinin finansal verilere istedikleri an uzaktan erişimi mümkün değildir	İşletme yöneticilerinin finansal verilere istedikleri an uzaktan erişimi mümkündür
Mali müşavirlerde müşteri işletmeler ile sürekli bir iletişim yoktur.	Mali müşavirlerde müşteri işletmeler ile sürekli web tabanlı iletişim vardır.

Bulut bilişim muhasebe sektöründe kullanımının her geçen gün hızla yayılmasının en önemli sebebi, kullanıcılarına sağladığı önemli avantajlardır. Bulut bilişim tabanlı muhasebe sistemlerini kullanan işletmelerin sağlayacağı muhtemel faydalar ise şöyledir;

İleri teknolojiyi çok düşük maliyetlerle kullanabilmek.
Zaman ve mekandan bağımsız çalışma imkânı.
Müşteri ilişkilerini daha hızlı yönetebilmek.
Daha hızlı hizmet verebilme imkânı.
Yasal güncellemelerin yazılıma hızla yansıması özelliği
Tüm kullanıcıların güncellemelerinin aynı anda ve bedel ödemeden gerçekleşmesi.
Müşteri işletme ile iş yükünün kolaylıkla paylaşılabilmesi.
Veri kaybı yaşanmaması ve sınırsız yedekleme imkânı.
Kurulum, destek ve eğitimlerden sınırsız faydalanma imkânı.

Müşteri ile muhasebe şirketi arasındaki iletişim modelleri

Bulut bilişim tabanlı muhasebe sistemlerini kullanan işletmeler hizmet sağlayıcılardan hesaplama, depolama ve bağlantı kaynaklarını ihtiyaçları kadar satın alıp, kendilerinin yönetebileceği ortam üzerinde kullanabilecek hizmetlere sahip olabiliyorlar. Kurulan sanal yapı ile işletmelerin ilk yatırım, yenileme, alt yapı sağlama ve yönetim gibi maliyetlerden tasarruf edilmesi sağlanmaktadır. Sanallaştırmada işletmelerin artan hizmet talepleri çok daha esnek ve hızlı karşılanabilmektedir.

Ayrıca, bulut bilişim ile işletmeler kendisi için önemli bir maliyet kalemi olan finansal bilgilerin saklanacağı sistem odası kurmak ve bunun için UPS, jeneratör, yangın söndürme, güvenlik cihazları ve erişim cihazları bulundurmak zorunda değildir. Çünkü, tüm veri saklanması ve güvenliği hizmet sağlayıcının sorumluluğundadır.

Bulut bilişim tabanlı muhasebe sistemlerinin yaygın olarak kullanılan çalışma yapısı aşağıdaki şekilde gösterilmiştir. Web tabanlı çalışan bu sistem örneğinde “Mali Müşavir”, “Şirket Yetkilisi” ve “Gezici Kullanıcı” olmak üzere üç tip kullanıcı bulunmaktadır. Her kullanıcı sisteme internet bağlantısı olan sabit veya gezici herhangi bir cihazla zaman ve mekân kısıtlaması olmadan şifreleri ile bağlanabilmekte ve işlem yapabilmektedir. İşletmelere ait tüm muhasebe verileri hizmet sağlayıcıya ait sunucularda saklanmaktadır. Kullanıcılar verilerini istedikleri zaman yedekleme imkânına da sahiptir. Verilerin güvenliğine ait sorumluluk hizmet sağlayıcıya ait olup; hizmet sağlayıcı işletmelerin finansal verilerinin kötü niyetli üçüncü şahısların eline geçmesini önlemek amacıyla, gerekli güvenlik önlemlerini de almak zorundadır.

Yaygın Olarak Kullanılan Bulut Bilişim Tabanlı Muhasebe

Sonuç olarak bilgi çağının dünyaya sunduğu araçların sonuncusu bulut bilişim teknolojisidir. İş dünyasının geleceğine yön vermesi beklenen bulut bilişim, ihtiyaç duyulan bilgi teknolojilerinin dış kaynaklar tarafından sunulmasıdır. İnternetin birbirine yakınlaştırdığı iş dünyasında rekabet de artmış ve işletmeleri daha verimli, esnek, hızlı ve düşük maliyetli çalışmaya yönlendirmiştir. Hem büyük hem de orta ve küçük işletmelerin bu şekilde çalışabilmesi için gereken bilişim altyapısının elde edilmesi bulut bilişimle mümkün hale gelmiştir. DİA, orta ölçekli kobi ve işletmeler, otel ve restoranlar için uzun yıllardır bulut bilişimde muhasebe hizmetini sağlamaktadır.

Bilişim sektöründeki gelişmelerin en hızlı biçimde kendisine uygulama alanı bulduğu sektörlerden biri hizmet sektörüdür. Hizmet sektörünün en önde gelen alanlarından olan yazılım ve muhasebe, bulut bilişimle önemli fırsatları işletmelere sunmaktadır. Bulut bilişim tabanlı muhasebe sistemlerinin kullanılması işletmelere finansal verilerin her yerden ve sürekli, hatta kısmen otomatize edilmiş şekilde kaydedilmesi imkânını sağlamakla birlikte bunu eski sistemlere göre maliyet etkin olarak gerçekleştirme fırsatını da vermektedir. İşletmeler için en değerli bilgilerden biri olan finansal verilerin kaydedilmesi, muhasebe bilgilerine dönüştürülmesi, saklanması ve bu bilgilere her zaman erişilmesi bulut bilişim sayesinde kolaylaşmaktadır.

Kaynaklar :