Küçük İşletmeler İçin ERP Kullanmanın Önemi

Küçük İşletmeler İçin ERP Kullanmanın Önemi

Yiğit Nail Çiğdem ERP

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) programları, üretim, planlama, satın alma, satış, imalat, dağıtım, muhasebe ve müşteri hizmetleri dahil olmak üzere bir işletmenin tüm süreçlerini tam entegre bir şekilde yönetir.

Küçük işletmeler, departmanlar arasındaki iletişimi geliştirmek ve tüm operasyonların kolay takip edilebilmesini sağlayarak, iş süreçlerini optimize etmek için ERP yazılımlarını kullanırlar. ERP yazılımı, küçük işletmelerin hem finansal bilgilerini hem de müşteri bilgilerini tek bir sistemde entegre etmeye yardımcı olur.

Küçük İşletmeler ERP Kullanarak Neler Elde Eder?

ERP programları hakkındaki en yaygın yanılgı, yalnızca büyük ölçekli işletmeler için uygun olduğu yönündedir. Elbette ERP programlarının çıkış noktası, büyük ölçekli işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamaktı. Ancak kısa bir süre sonra ERP programları her ölçekten işletmenin tüm iş süreçlerini yönetmeye ve verilerini saklamaya yardımcı olur hale geldi.

Hiçbir işletme bir ERP çözümü için küçük değildir. Küçük bir işletme, kurumsal ölçekte bir şirket gibi çalışamaz diye bir kural yoktur. Üretimi kolaylaştırmak, stok – depo süreçlerini yönetmek ya da finansal verileri yakından takip etmek gibi çok sayıda nedenden kaynaklı olarak ERP gibi akıllı iş çözümlerinden faydalanılabilir.

ERP’ler küçük işletmelere şunları sağlar:

1. Departmanlar Arası İletişim

Şirketteki tüm departmanlar birbirine bağlanır ve entegre hale gelir. Böylece iş süreçlerini kolaylaştırabilmek için bölümler arasında verilerin ve bilgilerin kolayca paylaşılabildiği bir ortam oluşur.

2. Verimlilik Artışı

İş süreçlerinin bir çoğunun otomatikleştirilmesi, gereksiz iş yükünü ortadan kaldırarak verimliliğin artması ve çalışanların daha önemli işlere konsantre olacak vakit bulabilmelerini sağlar.

3. İş Zekası

İşletmenin ilerleyişi, üretkenliği, performansı gibi verileri izlemek için doğru ERP programını kullanmak, kaliteli raporlar alabilmeyi sağlar. Bu da yöneticilere, geleceğe yönelik daha az riskle karar alabilme imkanı tanır.

Hiçbir Veri Miktarı ERP’ler İçin Az Değildir

Bir ERP programı kullanmak için çok küçük olduğunu düşünen işletmeler, dünya genelinde küçük işletmelerin %75’inin operasyonlarını yönetmek için ERP kullandığını unutmamalılar.

Bir işletmenin büyüklüğü ne olursa olsun, elinde çok fazla veri vardır. Özellikle de üretim yapan işletmeler, veri açısından en yoğun işletmeler grubundadır. Büyük ölçekli bir işletme olmasalar bile, ERP programı kullanabilmek için fazlasıyla veriye sahiplerdir.

Öte yandan, ne kadar veriye sahip olurlarsa olsunlar, iş süreçlerini organize edebilecek ve işletme genelinde etkili bir iletişim kurabilmeyi sağlayacak bir sisteme ihtiyaç vardır. Departmanların birbirleriyle iletişim ve işbirliği halinde çalışabilmesinin yolu ERP programı kullanmaktan geçer.

Üretim yapan bir işletmenin kâr etmesi için tam kapasite çalışması ve iş hacmini en üst düzeye çıkarması gerekir. Bu yüzden nakit, hammadde, personel ve üretim kapasitesi gibi konularda kontrol sahibi olunması şarttır.

Küçük işletmeler, veri toplayan, iş süreçleri ve finansal durum hakkında rapor veren, yani büyük resmi görmeyi sağlayan kapsayıcı bir sistem olmadan, tam olarak nerede durduğunu bilebilir mi? 

Bir ERP yazılımı kullanmanın en büyük avantajlarından birisi, işletmeye nasıl bir performans sergilediğine dair içgörüler vererek, tüm operasyonun takip edilebilir olmasını sağlamasıdır. Eskiden saatlerce süren veri toplama ve rapor oluşturma süreçleri, ERP programları sayesinde saniyeler içerisinde gerçekleştirilebilir ve işletme performansını kritik seviyede ölçmeye fayda sağlar. İşletmenin son durumu hakkında bilgi sahibi olmak, üretim süreçlerini optimize etmek veya kapasiteyi en üst düzeye çıkarmak gibi amaçlar için bu raporların önemi çok büyüktür.

Küçük İşletmeler İçin ERP Kullanmanin Önemi 2

Küçük Bütçeli İşletmeler İçin ERP Programı

Küçük işletmeler için doğru ERP programı seçimi, sektöre, işletme büyüklüğüne, bütçeye ve ihtiyaçlara göre değişiklik gösterir. Çok uluslu dev bir şirket için en iyi ERP çözümü, yeni bir girişim veya bir KOBİ için uygun olmayabilir.

KOBİ’ler için ERP programı seçimi, işletmenin güçlü yönlerine, zayıf yönlerine ve ihtiyaçlarına göre yapılmalıdır. Kimi ERP markaları, programlarını paketler halinde sunarken, kimi ERP markaları da modüler yapıya sahiptir. Paket ERP yazılımları, işletmenin ihtiyaç duymadığı özellikleri de sunduğu için, küçük işletmeler için yüksek maliyetlerde olabilir. Ancak modüler yapıya sahip olan DİA gibi ERP yazılımları, işletmenin ihtiyaç duyduğu çözümlerle özelleştirilmiş şekilde kullanıcıya sunulur. Küçük işletme, ERP’de sadece ihtiyaç duyduğu özelliklere para öder ve kullanır.

Eskiden ERP sağlayıcısı sayısı daha azdı, ancak şimdi her sektör, büyüklük ve uzmanlık için ayrı ayrı ERP sağlayıcılar bulunuyor. Küçük işletmeler için en iyi ERP, işi geliştirebilmek için ihtiyaçları karşılayabilen özellikleri barındırandır.

Paket ERP sağlayıcıları esnek fiyatlandırmalar yapamazlarken, modüler yapıdaki ERP sağlayıcılardan küçük işletmelere yönelik fiyatlar alınabilir. Küçük işletme için en uygun ERP, doğru modüller ve özellikler arasından seçim yapmayı sağlayarak, işletmeye ve bütçeye uygun olandır.

Küçük İşletmeler ERP Programı Kullanarak Büyüyebilirler mi?

ERP programları küçük işletmelere şunları sağlar:

  1. Daha fazla işi daha kısa sürede bitirebilme
  2. Stok ve depo maliyetlerini azaltma
  3. Satın alma veya satış süreçlerindeki hataları azaltma
  4. Üretimde verimliliği artırma
  5. Düşük işletme maliyetleri
  6. Yüksek verimlilik
  7. Finansal izlenebilirlik

Küçük işletmelerin en büyük özelliği, çalışanların birden fazla işi yürütüyor olmalarıdır. Her çalışan nerede ve ne zaman kendisine ihtiyaç duyuluyorsa devreye girer. Bunca iş yükü arasında küçük işletmelerde çalışan personellerin, verileri manuel olarak işlemeleri ne kadar sağlıklı olur?

Küçük işletmelere yönelik ERP sistemleri, sipariş işleme, üretim ve finans gibi temel işletme süreçlerini otomatikleştirerek, personellerin veri girişinden daha önemli görevlere odaklanabilmeleri için zaman yaratır. İşletme ERP kullanmaya başladıktan sonra çok sayıda avantaja sahip olur:

Verimliliği Artırmak

İşletmeye dair tüm verilerin tek bir yerde tutulması ve anlık olarak erişilebilmesi, daha hızlı karar verme, daha az hata yapma ve güçlü koordinasyon anlamına gelir. Tüm bunlar mutlak şekilde verimliliği artırır.

Kolay ve Hatasız Muhasebe

Envanter, satın alma, üretim ve satış ile tamamen entegre bir muhasebe sistemi, küçük işletmelere büyük faydalar sağlar. İster ön muhasebe, ister genel muhasebe olsun, ERP programları kolay ve hatasız çözümler sunar.

Akıllı Nakit Akışı

Envanter maliyetlerini azaltmak ve daha akıllı satın alma yapmak için, siparişlerin tedarik sürecini, takip edilebilirliğini ve yönetimini ERP ile düzenlemek mümkündür. Böylece nakit akışı hem daha verimli hale gelir hem de izlenebilir olur.

Daha Etkili Satış Ekibi

ERP sayesinde satış ekibinin ihtiyaç duyabileceği tüm bilgiler parmaklarının ucunda olur. DİA gibi mobil ERP alanında uzmanlaşmış markalar sayesinde satış departmanları, potansiyel müşterilerle daha etkili bir iletişim kurabilir. Aynı zamanda daha hızlı olurlar ve doğru fiyat teklifleri yapabilirler. Sahada satış yapan satış ekipleri, müşterinin talebi doğrultusunda ürünün stokta olup olmadığına anında bakabilir, stokta yeterli miktarda varsa teklifi oluşturabilir ve akabinde siparişi geçip, e-faturayı kesebilir. Tüm bu özgürlük, bulut tabanlı ERP programı DİA’nın sunduğu üstün mobil ERP teknolojisiyle mümkündür.

Sonuç olarak ERP’ler, küçük işletmelerin iş hacmini artırmasına ve işlerini büyütmesine yardımcı olur.

Küçük İşletmeler İçin Modüler Bulut ERP’nin Avantajları

Küçük işletmeler, bir siparişi almalarından sevkiyatın son aşamasına kadar hızlı, verimli ve etkili bir sisteme ihtiyaç duyarlar. ERP programları tam da bu ihtiyacı karşılayacak araçlardır. Ancak küçük işletmeler, kısıtlı bütçeye ve ihtiyaçlara sahiplerdir. Bu yüzden seçecekleri ERP yazılımının modüler olması gerekir.

Modüler yapı sayesinde KOBİ’ler, belirledikleri ihtiyaçların tam karşılığını sunan bir ERP programına sahip olurlar. Yalnızca ihtiyaçları doğrultusunda seçtikleri çözümleri tek ekrandan yönetebilirken, ihtiyaç duymadıkları hiçbir çözüme para ödemezler. Eğer zaman içerisinde işletme büyürse ve yeni ihtiyaçları gün yüzüne çıkarsa, modüler yapı sayesinde anında yeni çözümler sisteme eklenebilir. Tam tersi şekilde eğer ihtiyaç olarak görülen ancak sonradan kullanılmadığı anlaşılan bir modül tercih edilmişse, bu modül sistemden çıkarılabilir. Unutulmamalıdır ki, günümüzde ölçeklenebilirlik, küçük işletmeler için hayati öneme sahiptir.

Küçük işletmelerde öne çıkan diğer bir ihtiyaç da bulut altyapısıdır. Peki, küçük işletmeler neden bulut muhasebe programı kullanmalılar?

  • İşletmenin finansal durumunun takibi internetin olduğu her yerden ve telefon, tablet gibi tüm cihazlardan yapabilmek mümkün olur.
  • Bulut tabanlı ERP programı ile e-faturalar istenilen yerden ve cihazdan hazırlanıp gönderilebilir.
  • Bütün departmanlar ve birimler muhasebe ile entegre hale gelir. Böylece maliyetler ve satış sonrası karlılık yakından izlenebilir.
  • Mevzuat değişikleri ve program güncellemeleri herhangi bir işlem yapmadan otomatik olarak alınabilir.
  • Carilerin yaklaşan ödeme ve tahsilat zamanları anlık olarak izlenebilir.
  • Günlük, aylık veya yıllık performans raporları ile birlikte, kapanmamış fatura, alım, satım gibi çok sayıda rapor anlık olarak alınabilir.
  • Eksik veri kaydı, kaydırma, yanlış yazım gibi elle yapılabilecek hataların önüne geçerek, tüm süreçlerin düzenli ve hatasız hale gelmesi sağlanabilir.

Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP yazılımı DİA’nın modüler yapısı sayesinde, küçük işletmeler sadece ihtiyaç duydukları özelliklerden oluşan bir ERP programına sahip olabilirler. Daha fazla detay öğrenmek için aşağıdaki formu doldurabilirsiniz. Ekiplerimiz sizi en kısa sürede arayıp, bilgilendirecektir.