İşletmenizin ERP Kullanmaya İhtiyacı Var mı?

Geç saatlere kadar ofiste sıkışıp kaldığınızı ve günlük işleri bitirmeye çalıştığınızı hayal edin. Sipariş hacmine ayak uydurmakta sorun yaşıyorsunuz ve müşteri memnuniyeti düşüşe geçmiş durumda. Satış tahminleriniz verilere değil, spekülasyonlara dayanıyor ve deponuzdaki stok miktarını tam olarak bilmiyorsunuz.

Ne yazık ki bu tarz sorunlar bir şirket büyüdüğünde ve önceki iş tarzına ayak uyduramamaya başladığında ortaya çıkıyor. Peki, şirketinizin verimliliğini artırmak ister misiniz?

İşletme sahiplerinin, işlerini zirvede tutabilmek ve rekabette öne geçmek için en iyi araçları aramaları kritik öneme sahiptir. Bulut ERP sistemleri, bu araçlar arasında öne çıkanlardandır.

Peki, ERP neden önemli? Bir işletmenin ERP sistemi kullanmaya ihtiyacı olduğunun işaretleri nelerdir?

ERP Neden Bu Kadar Önemli?

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımları, bir dizi iş sürecini yönetebilmek için kullanılır. Gelin birlikte bu sistemlerin öne çıkmasında büyük rol oynayan 4 önemli nedeni inceleyelim:

1. Tasarruf

ERP, işletmelerin dağınık olan iş süreçlerini birbirine entegre eder. Çalışanlar, ürün geliştirmeden, borç hesaplarına kadar işleri için ihtiyaç duydukları tüm kaynaklara tek bir merkezi sistemden erişebilir hale gelirler. Departmanların birbirlerine entegre hale gelmesi, çalışanların hem zamandan hem de dolaylı yoldan maliyetlerden tasarruf etmesinin önünü açar.

2. Gelişmiş Raporlar

ERP, kullanıcıların girdiği tüm verileri kaydedip sakladığı için müthiş bir iş zekası aracıdır. ERP olmadan incelenmesi ve derlenmesi günler sürebilecek raporlar, ERP sayesinde saniyeler içerisinde hazırlanabilir.

Yöneticiler sisteme giriş yaptıklarında, kendileri için her zaman hazır olan raporları tek tuşla alabilir ve şirketin geleceğine yönelik kararları daha az riskle alabilirler. Gelişmiş raporlar sadece yöneticiler için değil, hemen her departmandan çalışan için de önemli göstergelere sahip olabilir. Raporlar sayesinde çalışanların verimliliği artabilir.

3. Verimlilik Artışı

ERP, çalışanların en çok mesai harcadığı işleri otomatik hale getirebilir. ERP’nin sahip olduğu veritabanı, veri girişi gibi zaman alıcı işlemleri azaltabilir ve sistemin kendi kendisine saniyeler içinde karmaşık hesaplamaları yapmasına olanak sağlar.

Böylece çalışanlar, daha stratejik iş süreçlerini yürütebilmek için zaman kazanır ve işgücü yatırımları gelirleri artırır. Özetle ERP sistemleri, şirketlerin üretkenliğini, verimliliğini ve karlılığını artırır.

4. Daha Memnun Müşteriler

Eğer bir işletme B2C hizmeti veriyorsa, müşteri memnuniyeti olmazsa olmaz konulardan birisidir. Müşteriyi merkeze alan mal ve hizmet sunumu, müşteri memnuniyetini artırmanın önemli yollarından birisidir.

ERP programları bunu çeşitli şekillerde yapabilir.

Çoğu ERP sistemi, bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) programını içinde barındırır. Dolayısıyla tek başına bağımsız CRM’lere kıyasla, (ERP sistemine entegre oluşundan kaynaklı olarak) çeşitli iş süreçlerinin verilerine erişebilir haldedir.

Entegre bir CRM, yalnızca iletişim bilgileri değil, sipariş geçmişi ve fatura bilgileri gibi verileri de kullanıcısına sunabilir. Böylece ekipler, müşterilerine bütünsel olarak bakarak, istekler ve ihtiyaçlar hakkında daha derin bilgiler elde edebilirler.

Potansiyel müşteri verileri, daha iyi bir satış planı oluşturulmasına yardımcı olur.

ERP Kullanımı Gerekliliğinin 5 İşareti

Eğer bir işletme, aşağıda yer alan işaretlerden bir veya birkaçını yaşıyorsa, artık ERP yatırımı yapmasının zamanı gelmiş demektir:

1. Çeşitli iş süreçleri için, farklı farklı yazılımlar mı kullanıyorsunuz?

Bir işletme eğer farklı süreçleri için çeşitli yazılımlar kullanmaya başlamışsa, bu hem yeteri kadar büyüdüğünün hem de artık iş süreçlerini verimli yönetemediğinin göstergesidir. Eğer birden fazla program kullanan bir şirketiniz varsa, aşağıdaki soruları kendinize sorabilirsiniz:

• Borçlar ve alacaklar bir sistem tarafından yürütülürken, müşteri siparişleri başka bir sistemden mi alınıyor?
• Siparişleri almak, süreci tamamlamak ve muhasebeye girmek zaman alıcı bir manuel süreç mi yaşatıyor?
• Depo çalışanları nakliye ve satın alma için farklı bir sistem mi kullanıyor?

Bir işletme, birden fazla programı paralel olarak kullanıyorsa, sorunsuz bir iş akışı beklemek mümkün değildir. Aynı zamanda bu tarz çalışma sistemi verimli de olmaz.

ERP yazılımları, tüm kurumsal süreçlerin tek bir ekrandan yönetilmesini sağlar. Aynı zamanda bütün iş süreçlerini entegre ederek, işe maliyetlerden tasarruf ve verimlilik de katar.

2. Şirket verilerine erişmek zor ve yavaş mı?

• Acilen ortalama satış marjınızı hesaplamanız gerekse, bu ne kadar sürerdi?
• Günlük siparişler veya toplam satışlar gibi diğer önemli performans göstergelerine ulaşabiliyor musunuz?

Düzenli olarak el ile güncellenmesi gereken sistemlere ve Excel gibi tablolara güvenen şirketler için rapor hazırlamak, uzun bekleyişleri beraberinde getirir.

Günümüz teknolojisiyle ve rekabet ortamıyla birlikte, işletmeler her zamankinden daha hızlı hale geldiler. Bu yüzden çalışanların da kritik verilere anında erişebilmesi gerekiyor.

Aynı şekilde yöneticiler de, istedikleri zaman iş süreçlerine bütünsel bir bakış açısıyla bakabilmeli ve raporlara anlık ulaşabilmeliler. Böylece şirketin geleceğine yönelik önemli kararları alırken, daha az riskle hareket etmiş olurlar.

3. Muhasebe süreçleri zaman alıcı ve zor mu?

Muhasebe departmanları, bir şirketin ERP yazılımına ihtiyacı olduğunu ilk fark eden departmandır.

Şirket halen kağıt faturalar kullanıyorsa veya çalışanlar şirketin finansal verilerini tek tek manuel giriyorsa, gereksiz yere saatlerce vakit harcıyorlar demektir. Çünkü ERP yazılımları, bu tarz işlerin çok büyük bir bölümünü, saniyeler içerisinde ve otomatik olarak bitirebilirler.

Ayrıca, finansal verilerin farklı programlar arasında veya birden fazla Excel tablosunda entegre olarak kullanılamaması, şirkete ciddi oranda yavaşlık katacaktır. Özellikle bulut ERP çözümleri sayesinde, pek çok farklı alandaki veri entegre şekilde kullanılabilir.

Muhasebe çalışanları, tüm finansal verilerin tek bir ekranda olmasıyla beraber, tek tek çapraz gönderim yapmak, rakamları tekrar tekrar girmek veya iki platform arasındaki veri doğruluğunun sağlamasını yapmak gibi işler için saatlerini harcamak zorunda kalmazlar.

4. Müşteri hizmetleri ve satış departmanı zor durumda mı?

Envanter yönetimi, tipik olarak işletmelerin büyüdükçe karşılaşmaya başladıkları ve en zorlu kabul edilen süreçlerden birisidir. Çünkü, uygun miktarda ürünün doğru zamanda, doğru yerde olmasını sağlamak gerekir.

Satış, envanter ve müşteri verilerinin ayrı ayrı tutulması, işletmeler için büyük sorunlara yl açabilir. Özellikle de müşteriler tarafından yoğun olarak tüketilen bir ürünün tükenmesi halinde, bir sonraki tedarik sağlanana kadar satış yapılamaz.

Üzerine bir de müşteri siparişini kontrol etmek için arama yaparsa ve çalışanlar siparişin gönderilip, gönderilemediğini veya stokta olup olmadığını göremiyorsa, şirket güvenilirlik ve hizmet konusunda itibar kaybı yaşar.

Öte yandan, tüm departmanlardaki personellerin tek bir ERP sistemi ile entegre çalışabildiğini hayal edin. Bu tarz sorunların hiçbirisi artık bir daha yaşanmayacaktır.

5. Şirketin BT sistemi karmaşık ve yavaş mı?

Şirketlerin birden fazla program kullanmalarının en önemli dezavantajlarından birisi de, BT süreçlerinin yönetiminin bir kabusa dönüşmesidir.

Birden fazla programı özelleştirmek, şirkete entegre etmek, düzenli olarak güncellemek ve ilgili donanımların bakımlarını yapmak hem zaman alıcı hem de çok pahalı olabilir.

Eğer bir de kullanılan programlar neredeyse şirket kadar eskiyse, çok daha büyük sorunlarla karşı karşıya kalınabilir. Güncellemeler, sadece maliyetli ve zaman alıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda BT çalışanlarının yaptığı ayarlar da her güncelleme sonrasında kaybolabilir.

Sonuç

ERP programları, verimsiz giden bir sisteme yeni bir yazılım ve yeni bir karmaşıklık eklemek olarak algılanmamalıdır. Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP programı DİA ile, bir işletmenin uçtan uca tüm süreçlerini tek bir program üzerinden ve entegre şekilde yönetilebilmesi mümkündür.

Aynı zamanda DİA ile işletmeler, yalnızca ihtiyaç duydukları modüllerden bir paket oluşturabilir ve sadece kullandığı çözümler için ödeme yapar. Zaman içerisinde büyüyen ve ihtiyaçları genişleyen şirketler, yeni çözümleri program kütüphanesine ekleyebilir.

DİA’nın bir diğer avantajı da yüzde 100 bulut teknolojisi ile hizmet veriyor olmasıdır. Böylece şirketler, herhangi bir donanım yatırımı yapmadan, hatta varsa mevcut serverlarını kullanmayı bırakarak ERP yazılımı kullanmaya başlayabilir. Böylece BT departmanları, daha önemli işlerine daha fazla zaman ayırabilirler. Şirket içerisinden sunucuların kaldırılacağı da göz önünde bulundurulursa, her yıl önemli oranda elektrik tasarrufu sağlanacaktır.

DİA bulut ERP ile işletme verilerini güvenle saklamak da mümkündür. Herhangi bir doğal afet ya da hırsızlık gibi bir olay neticesinde veri kaybı yaşanmaz. DİA ERP hakkında daha fazla bilgi almak ve değişime ilk adımı atmak için aşağıda yer alan formu doldurun, sizi en kısa sürede arayalım!