ERP Kurulum Sürecinde Başarısızlığın 10 Nedeni

Bir işletmede çok az sayıda çalışan ERP kurulumunun ne kadar zor olduğunu ve birkaç temel kuralın ERP kurulumunu başarılı ya da başarısız kılacağını anlayabilir. Başarısız ERP kurulumları işletmeler için oldukça zararlı olabilir. Çünkü ERP’ye geçiş maliyetli bir girişimdir ve çalışmayan bir sistem kurmak ciddi zaman ve para kaybı anlamına gelir. ERP kurulumunun başarısız olmasından kaçınabilmek için aşağıdaki nedenleri iyi anlamak ve onlardan uzak durmak çok önemlidir.

Aşağıda kaçınılması halinde ERP kurulumunu başarılı kılacak bazı faktörleri bulabilirsiniz:

1. İhtiyaçların Belirlenmemesi

İhtiyaçların önceden belirlenmesi, bir ERP kurulumunun başarılı olabilmesinin en önemli bileşenidir. Bu yüzden şirketlerin yöneticileriyle ve çalışanlarıyla bir bütün halinde ihtiyaçlarını belirlemeleri gerekir. Hatta gelecekte doğabilecek ihtiyaçları da tahmin etmek için çalışmalar yürütülebilir. Şimdi gerekli olmayan ancak gelecekte ciddileşebilecek ihtiyaçların kapsamlı bir listesini çıkarmak ve bu liste üzerinde toplu bir anlaşmaya varmak, başarılı bir ERP kurulumunda fark yaratabilir.

İşletmeler, ERP sistemi alımından önce sorularında acımasız olmalılar. Genel olarak satıcı taraf, alıcı tarafın ihtiyaçlarına karşı her zaman iyimser olur ve ürününü satmaya çalışır. Bu yüzden asla sorgulamadan bir ERP yazılımı tercih etmemeliler. Eğer karşılarına çıkmış olan ERP sistemleri ihtiyaçları tam olarak karşılamıyorsa, aramaya devam etmek oldukça önemli. Pes ederek kısıtlı seçenekler arasından bir ERP tercihi yapan işletmeler genellikle başarısız kurulum ve canlıya alma süreçleriyle karşı karşıya kalırlar.

2. Yöneticilerin Tutumu

Yöneticilerin tutumu olumlu değilse, organizasyondaki başka hiçbir çalışanın tutumunun önemi kalmayacaktır. 

Üst yönetim, ERP projesine kaynak ayırma yetkisine sahiptir. Koşullar değiştikçe, yeni kaynaklar ayırma gücü de onlardadır. Para, ERP’nin temel kaynağıdır. Eğer üst yönetim ödeme yapmayı keserse, ERP projesi başarısızlıkla sonuçlanır.

Diğer bir taraftan da, ERP kullanımının devamlılığı için çalışanların iş yükü artacak ve o sırada var olan işlerin de devam etmesi gerekecek. Böyle bir durumda iş görevlendirmelerini doğru yapmak, geçici değişiklikler yapmak ya da bazı görevlerde tümüyle değişikliğe gitmek gibi kararları yöneticilerin alabilmesi çok önemlidir.

ERP kurulumu kurumsal çapta bir iştir. Basit bir IT süreci ya da üretimde yeni bir aşama olarak görülemez. Bu yüzden her departmandan yöneticinin, ihtiyaç duyulan anlarda öne çıkması ve ERP kurulum projesine desteğini vermesi şarttır.

3. Çalışanların Yetersiz Kalması veya Emeğin Boşa Harcanması

Ekipler sayısal olarak yeterli gözükebilir. Ancak ERP’yi yoğun olarak kullanacak olan ekiplerin yetenek ve deneyim açısından doğru olduğundan emin olunmalıdır. Eğer şirket, ERP’yi kullanacak olan ekiplere yeteri kaynakları ayırmazsa ya da ekipler yeterli değillerse ERP kurulumu başarısız olur.

İşletmelerin dışarıdan ek çalışanlar alması ya da halihazırda işletme içerisindeki mevcut çalışanlarından bazılarının zamanının bir kısmını veya tamamını ERP’ye ayırmasını istemesi gerekebilir.

Mevcut çalışan gücü ve iş tanımlarıyla ERP kurulumuna başlamak, ERP kurulumunu 2. planda bırakır. Çünkü çalışanlar, mevcut günlük işlerini hala tamamlamak zorunda kalır ve ERP kurulumuna dahil olamazlar.

ERP kurulumu süreci birincil görev haline gelmelidir. Eğer ERP sağlayıcısı anahtar teslim kurulum yapmıyorsa, dışarıdan da yardım alınabilir. Çalışanların harcayacakları bütün emek organize edilmelidir ve projenin ilerleyişi hakkında üst yönetime rapor verecek bir ekip yöneticisi belirlenmelidir. Yoksa harcanan emek de boşa gidebilir.

4. Güçlü Bir Karar Mekanizması Kurmama

ERP kurulumuna başlamadan önce, kimlerin hangi kararları verebileceği, kimlerin neylerden sorumlu olacağı detaylı bir şekilde belirlenmelidir. Geç, ucu açık veya düşük kaliteli kararlar, ERP projesini başarısızlığa mahkum edebilir. ERP kurulumu sürecinde alınacak her kararın, tüm ekipleri kapsayacak şekilde alınması gerekir.

Üst yönetimden sürekli onay beklemek, ERP kurulumunu gereksiz yere geciktirecektir. Zaten en iyi kararları, ERP sisteminin kullanıcısı olacak olan ve süreçlere aşina olan kişiler alırlar. Süreç içerisinde nelerin değişmesi gerektiğini en iyi ekipteki çalışanlar görebilir.

5. Değişim Yönetimi Yapmama

Çalışanlar ERP’nin kurulmasını dört gözle beklemeyebilirler. Doğru olan, iyi bir iletişim kurmak ve fazlasıyla hazırlanmaktır. İyi iletişim kurmak, ERP kurulumunun nedenlerini ve beklenen iyileştirmeleri herkesin anlamasını sağlar. Değişimi yönetmeden herkesin ERP’yi benimseyeceğini ve destek vereceğini beklemek, şok etkisi yaratacak bir başarısızlık getirebilir.

Değişim psikolojik bir süreçtir. Bazı insanlar değişime hızla uyum sağlar. Ancak bazıları da daha iyi sonuç verecek değişikliklere uyum sağlamakta güçlük çekerler. ERP kurulum sürecinde değişiklik yönetimi uzmanları istihdam edilebilir. Bu uzmanlar farklı kişilikleri belirleyecek ve çalışanlara geleceği kucaklamada yardımcı olurlar.

6. Yetersiz Eğitim

Bir ERP projesi uygulaması veya kurulumu, eğitimli kullanıcılar gerektirir. Önceden eğitilmemiş kullanıcılar, ERP sağlayıcısının destek ekibini tüketebilir. Dahası, bir süre sonra destek ekibinden yardım almak bir rutin haline gelir ve kendi kendine ERP’yi kullanamayan şirketler için başarısızlık kaçınılmaz olur.

7. Finansman Sorunları

Bir ERP projesi uygulamak, işletmeler için masraflı olabilir. Bununla beraber ERP’nin sürekli masrafları da vardır. Kullanım arttıkça kontör giderleri de artabilir. Eğer ERP bulut teknolojisiyle hizmet vermiyorsa, donanım, yazılım ve IT personeli gibi giderler de oluşacaktır. Destek süreçleri de bir yerden sonra ücretli hale geleceği için, finansman problemleri ERP kurulumunu ve canlıya aldıktan sonraki süreci başarısız hale getirebilir.

Evet, ERP kullanımıyla beraber zaman içerisinde tasarruf beklenebilir. Ancak maliyetlerin çoğu tasarrufların önüne geçecektir ve bu maliyetler muhakkak finanse edilmelidir.

Tabii DİA gibi bulut altyapısıyla hizmet veren bir ERP yazılımı tercih edildiğinde, donanım, yazılım, elektrik, IT personeli çalıştırma, donanım bakımı gibi çok sayıda maliyet hiç ortaya çıkmaz. Bulut ERP sistemleri sayesinde, bir cepten çıkan para diğer bir cebe giriş yapar.

8. Veri Aktarımı Problemleri

Veri temizliği ve veri aktarımı sabır gerektiren bir süreçtir. Eğer bu süreç doğru yönetilemezse, ERP kurulumu başarısız olabilir.

Verileri statik ve dinamik olmak üzere iki sınıfa ayırarak başlamak faydalı olur Statik veriler, tedarikçi adresleri gibi sadece bir kez girilecek olan verilerdir. Dinamik veriler ise devamlı değişime uğrayan ya da düzenli olarak girilen veriler olarak tanımlanabilir.

Yeni ERP’de olması gereken tüm statik veriler önceden hazır hale getirilebilir. ERP sağlayıcıdan veri aktarım sürecinde nasıl ilerleneceği konusunda bilgi alınabilir.

Dinamik veri aktarım süreci de benzer ilerler. Ancak birkaç önemli fark vardır. Eski sistemde muhtemelen yılların verisi birikmiş olur. Bu yüzden yeni ERP sistemine ne kadarının geçmesi gerektiğine karar verilebilir. Güncelliğini kaybetmiş ve hiç ihtiyaç duyulmayan veriler elenebilir.

Yeni ERP’ye işletmeye hiçbir değer sağlamayan verilerin girilmesinin bir faydası olmaz. Ancak ileride geçmiş verilere bakmak gerekirse diye, eski sistem salt okunur olarak saklanabilir.

9. Özelleştirme Israrı

Aşırı özelleştirme yapmak, maliyetleri ve riskleri artırır. Yükseltme ve test etmeyi daha zor hale getirir ve ERP işlevselliğini kaybeder. Özelleştirme ısrarı bazı şirketlerde yönetim kadrosundan, bazı şirketlerde de çalışan kadrosundan gelir. Israr nereden geliyor olursa olsun kozmetik kaygılardan oluşmamalıdır. Nihai hedef, ihtiyaçların daha verimli bir şekilde karşılanıyor olmasıdır.

Özelleştirme yapmak pahalıdır ve yalnızca başka bir yol bulunamadığında tercih edilmelidir. Çoğu ERP sistemi, özelleştirme ihtiyacını minimuma indirmek için arka planda büyük çaba harcamaktadır.

Ancak DİA gibi modüler yapıya sahip ERP sistemlerinde, ihtiyaçların karşılığı olan modüller kullanıma açılacağı için, genellikle özelleştirme ihtiyacı duyulmamaktadır. Bu yüzden işletmeler, ERP projesinde başarısızlık yaşamaktan kaçınmak için DİA gibi esnek yapıya sahip modüler yazılımları tercih edebilirler.

10. Test Eksiklikleri

Ciddi testler tekrar tekrar yapılmadan, her işte olabileceği gibi ERP kurulum sürecinde de aksaklıklar yaşanabilir. Bu yüzden çok sayıda test yaparak, ERP projesinde bir sürprizle karşılaşmanın önüne geçilebilir.

Testler sayesinde, örneğin veri taşıma sürecinde yaşanabilecek eksiklikler önceden tespit edilebilir. Zamanı en aza indiren ve gerekli tüm verileri taşıyabilen bir süreç bulmak için testler yapmak şarttır.

Günümüzde gerek otomatik gerekse de robotik testler yapılabilmektedir. Bu tarz testler çok sayıda insanın günlerce uygulayacağı testleri hızlı bir şekilde yapabileceği için çok daha etkili olur. Aynı zamanda robotik testler sayesinde örneklem büyüklüğü de artar ve uygulama hatalarını önleyebilecek daha fazla potansiyel sorun tespit edilebilir.

Sonuç

Elbette ERP kurulum ve canlıya alma sürecinde başarısızlık yaratan çok daha fazla neden var. Ancak yukarıda yer alan 10 madde üzerinde çalışma yapan ve bu süreçleri kusursuz hale getiren işletmeler, genellikle hatalı ERP kurulumu veya başarısızlık yaşamazlar.

Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP programı DİA, geniş bayi ağı sayesinde tüm üyelerinin kurulum ve canlıya alma süreçlerini başarıyla yönetiyor. Siz de DİA’lı olmak ve değişime ilk adımı atmak istiyorsanız aşağıda yer alan formu doldurun, ekiplerimiz sizinle en kısa sürede iletişime geçsin.