Depo Takip Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Depo takibi genel olarak envanter yönetimi, ekipman bakımı, yeni malzemelerin düzgün bir şekilde stoklandığından emin olunması ve malzeme giriş – çıkışı gibi süreçlerden oluşur. Bu günlük faaliyetler eğer uygun planlama ile gerçekleştirilmezse, işletmeler için baş ağrıtıcı olabilir.

Bu yüzden depo süreçlerinin düzgün bir şekilde takip edilmesini ve sorunsuz bir şekilde yönetilmesini sağlamak için, depo yönetim sistemleri tercih edilmelidir. Özellikle de KOBİ’ler için doğru bir depo yönetim sistemi seçmek hayati bir role sahiptir. Aksa halde işletmelerin tüm lojistik süreçleri alt üst olabilir.

Bu yazımızda işletmelerin operasyonlarına en uygun depo yönetim sistemini seçmeden önce göz önünde bulundurmaları gereken faktörlere ışık tutmaya çalıştık.

Depo Takip Programı Nedir?

Depo takip programları, hataları minimum seviyeye indirerek, günlük depo faaliyetlerini doğru bir şekilde yönetmeye yardımcı olur. Bir depo takip yazılımı, kullanıcıların depo içerisindeki görevlerini tablet, telefon ve masaüstü cihazlar üzerinden yönetebilecekleri bir arayüze sahip olmalıdır.

Depo Takip Programı Ne İşe Yarar?

İşletmelerin elini kolaylaştıran sistemlerin başında depo takip programları gelir. Stok takibi, envanter sayımı ve hatasız raporlama yapmak adına şirketler bu programlardan faydalanır. Bu programlar depolarda bulunan ürünlerin raporlanmasını, satışı ve teslimatı yapılan ürünlerin depo stoklarından düşürülmesini sağlar.

Depo stok takip programı, depo düzenine yardımcı olarak personelin işini kolaylaştırır ve hata payını aza indirir. Dolayısıyla müşteri memnuniyeti açısından da önemlidir. Nitekim bir müşteriniz size bir ürünün stok durumunu sorduğunda depo takip programı kullanmayan bir depo personeli yanlış bir bilgi verebilir. Oysa ki bu programlar sayesinde en doğru stok bilgisine en kısa sürede ulaşmak mümkündür. Böylelikle müşteriniz de edineceği doğru bilgi doğrultusunda alışverişine devam edecektir.

Depo Takip Programının Avantajları

İşletmelere birçok avantaj sağlayan depo takip programları özellikle son dönemde büyük ölçekli şirketlerin eli kulağı haline geldi. Bu programların faydaları arasında ilk önce eksiksiz stok raporlama gelir. El yordamıyla yapılabilecek bir stok sayımı birçok hataya gebedir.

Depo personelinin bir program kullanmadan tek tek saymaya gayret edeceği ürünlerde muhakkak hatalar olabilir. Bu da stok raporlarında yanıltıcı bilgilere sebebiyet verir. Ancak depo takip programı sayesinde yapılan sayımlarda hata payı çok azdır. Depo kullanımının optimizasyonu da bu programların avantajları arasında yer alır. Şirketler yeri geldiğinde müşterilerine stoklarıyla alakalı hızlı bir cevap vermek durumunda kalır. Böyle zamanlarda depo personelinin en büyük yardımcısı depo takip programları olacaktır.

Depo Takibi Nasıl Yapılır?

Depo takibinin eksiksiz bir biçimde yapılması için bir süreç gerekmektedir. Bu takip süreci depodaki ürünlerin takibini, ürünlerin giriş çıkış raporlarını ve tüm diğer departmanlarla entegre bir çalışmayı gerektirir. Depo takip sürecini birkaç maddeyle sıralayabiliriz.

1. Envanteri belirleme ve sınıflandırma: Depo takibine başlamadan önce depodaki tüm envanteri belirlemek ve sınıflandırmak önemlidir. Katagorilere ayrılan ürünler envanterin daha iyi organize edilmesine fayda sağlar.
2. Stok Sayımı: Düzenli olarak stok sayımı yapmak depo takibinin en önemli adımlarındandır. Bu sayım, depodaki ürün miktarını doğrulamanıza ve stok seviyelerini izlemenize yardımcı olur.
3. Barkod veya RFID Kullanımı: Ürünlerin takibini kolaylaştırmak için barkod veya RFID etiketleri kullanmak gerekir. Bu etiketler, ürünlerin alımından satışına kadar olan süreçte izlenebilir.

Yukarıdaki adımların kullanıldığı bir takip süreci depo kullanımı optimize eder. İşletmeye elindeki stok bilgisiyle ilgili doğru ve eksiksiz bilgi sağlar.

Depo Takibi Neden Tedarik Zincirinin Önemli Bir Parçasıdır?

İş faaliyetlerine en uygun depo takip programına sahip olmak, müşterilere sunulan hizmete değer katmada ve dolayısıyla daha yüksek kârlar elde etmede büyük faydalar sağlar. Entegrasyonu düzgün yapıldığında, yalnızca veri şeffaflığı sunmakla kalmaz, aynı zamanda malların alınması, envanter takibi, önemli belgelerin hazırlanması, malların toplanması, nakliyesi ve sevk edilen malların takibi gibi işlevlerin daha verimli bir şekilde yerine getirilmesine yardımcı olur.

Dikkat Edilmesi Gereken Depo Takip Programı Kriterleri

İşletmelerin kendi depolama operasyonlarına en uygun depo takip programını seçmeden önce dikkate alabileceği bazı faktörler şunlardır:

Fonksiyonlar

Her depo takip programının tasarımı farklıdır ve dolayısıyla da farklı işletmeler için farklı çözümler sunar. Bu yüzden, işletmelerin ihtiyaçlarına göre işlevler sunan doğru depo takip programını bulmak oldukça önemlidir. İşletmeler, minimum insan gücüyle maksimum depolama kabiliyeti sunan programlara yönelmelidir.

Depo takip programları sadece mevcut ihtiyaçlarla ilgilenmekle kalmayıp, aynı zamanda işletmelerin gelecekteki ihtiyaçlarını da karşılayacak kadar esnek olmalıdır. Bu yüzden, iş gereksinimlerine göre kolayca yapılandırılabilen bir depo takip programı tercih edilmelidir.

Kullanım Kolaylığı

Bir depo takip programının iyi tasarlanıp tasarlanmadığını anlamak için şu basit kriterlere bakılabilir: Kolay kurulabiliyor mu? Kullanıcılar kolayca uyum sağlayabiliyor mu? Depolama görevleri onunla kolayca yönetilebiliyor mu?

Eğer depo takip programının kullanımı kolaysa, çalışanların eğitimine daha az zaman harcanacak demektir. Tercih edilen depo takip programı ayrıca veri girişi, veri okuma ve veri raporları oluşturma konularında da kolaylık sağlayabilmelidir.

Deponun Büyüklüğü

Bir işletmenin deposu ya da depoları ne kadar büyükse, ilgili operasyonlar o kadar karmaşık olur. Bu yüzden daha ayrıntılı çözümler sunan bir depo takip programına ihtiyaç duyarlar. Depo büyüklüğü arttıkça, envanterin depo içerisinde sorunsuz hareket etmesini sağlamak ve malzeme giriş – çıkışlarında sorun yaşanmaması için daha fazla özen gösterilmesi gerekir. Bu sebeple depo takip sistemleri, depo büyüklükleri dikkate alınarak seçilmelidir.

Müşteri Hizmetleri

Günlük depolama faaliyetlerinin yürütülmesinde otomasyondan yararlanmanın temel amacı, müşterilere ihtiyaç duydukları veya arzu ettikleri gibi hizmet sunabilmektir. İşletmeler mevcut stok ve depo organizasyonlarındaki boşlukları anlamaya çalışmalı, bu sorunların üstesinden gelmeye yardımcı olabilecek en iyi depo takip programı tercihini yapmalı ve böylece müşterilerine daha iyi müşteri hizmetleri sunmaya yardımcı olmalıdır.

Maliyet

Depo programlarının karmaşıklığı ne kadar yüksek olursa, ilgili maliyetler de o kadar yüksek olacaktır. İşletmelerin kaliteden ödün vermeden, depo takip programına ne kadar bütçe ayırabileceklerini belirlemeleri çok önemlidir. Dolayısıyla, işlevler ve maliyet arasında bir denge bulmak, doğru depo takip programına geçmeden önce işletmeler tarafından yerine getirilmesi gereken önemli bir görevdir.

DİA Depo Takip Programı

Türkiye’nin en gelişmiş bulut ERP programı DİA ile, işletmenizin stok ve depo süreçlerini en etkili şekilde yönetebilmeniz mümkündür. Ölçeklenebilir modüler yapısı sayesinde her büyüklükten işletmeye uygun olan DİA hakkında daha fazla bilgi almak için aşağıda yer alan formu doldurun, ekiplerimiz sizi en kısa sürede arasın!