E-Arşiv Nedir? Ne Değildir? Neden Kullanılmalıdır?

Türkiye’deki girişimlerin %99.8’ini oluşturan küçük ve orta ölçekli işletmeler, rekabette güçlenmek için e-dönüşüm süreçlerini hızlandırdılar.

Üstelik arşivleme ve fatura basma gibi işlemlerle uğraşmadan hem operasyonel yüklerini azaltır hem de kağıt israfını engellerler.

E-Arşiv Nedir ve Ne işe Yarar?

e- Arşiv Fatura, Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân sağlayan uygulamadır. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. e-Arşiv Faturasında e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışındaki tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak isimlendirilmektedir.

e-Arşiv Fatura uygulamasında, e-Fatura uygulamasından farklı olarak, oluşturulan faturalar, GİB üzerinden alıcısına ulaştırılmamaktadır.

  • e-Arşiv Faturaları, uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edilebilmektedir.
  • e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturaların alıcısına gönderilen kopyası dışında diğer kopyası elektronik mali mühür ve zaman damgası ile imzalanarak elektronik ortamda arşive alınmaktadır.
  • e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında oluşturulan faturalar, bir sonraki ayın 1. İle 15. günü arasında oluşturulacak e-Arşiv raporu ile GİB ‘e bildirilmek zorundadır.
  • e-Arşiv raporu içerisinde, faturaların başlık bilgileri ile dönem içerisinde iptal edilmiş faturalara yer verilmektedir.
  • e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen belgelerde, 433 nolu tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulması gerekmektedir.
  • e-Arşiv Fatura uygulamasından yararlanan mükellefler irsaliyeli fatura düzenleyemezler.
  • e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanan mükellefler, oluşturdukları ikinci nüsha elektronik belgelerini ve e-Arşiv Raporlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, vergi kanunları ve diğer kanuni düzenlemelerin kâğıt nüshalar için öngörmüş olduğu süreler dâhilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.

e-Arşiv Fatura Kullanıcısı Olma Zorunluluğu

İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2015 ve müteakip hesap dönemlerinde brüt satış hasılatları 5 Milyon TL ve üzerinde olan mükelleflere e-Arşiv Uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. Söz konusu mükellefler, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde ilgili hesap dönemine ilişkin gelir veya kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başına kadar başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadırlar.

DİA Kullanıcıları E-Devlet çözümü kapsamında E-Arşiv hizmetini kullanabilirler.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Uygulaması Arasındaki Farklar

e-Fatura

  • Kâğıt baskısı hukuken bir değer ifade etmez.
  • GİB aracılık görevi görür.
  • Formatı zorunludur.
  • Mali mühür kullanılır.
  • GİB veya Özel entegratör kullanılır.
  • Kullanımı belirli şartlarda zorunludur.

e-Arşiv Fatura

  • Elektronik belge olarak basılır.
  • GİB’e rapor verilir. Serbest format kullanılır.
  • Zaman dalgası ve mali mühür ile onaylanıp muhafaza altına alınır.
  • Özel entegratör veya kendi bilgi sistemi kullanılır.
  • Kullanımı internet üzerinden satış yapanlar dışında isteğe bağlıdır.

e-Arşiv Fatura’nın Sağladığı Avantajlar

  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklayabilirler.
  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar müşterilerine faturalarını uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edebilmektedir.
  • e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar da zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme maliyetlerini azaltabilmektedir.
  • e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt çıktısı üzerine kaşe ve imza tatbik edilmesi, faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması suretiyle halinde teslim edilmesi durumunda ayrıca irsaliye düzenlenmez.

DİA, e-Arşiv ve e-Fatura Özel Entegratörü

e-Arşiv Özel Entegratörü ve e-Fatura Özel Entegratörü olarak yetkilendirilmiş olan DİA, müşterilerine kendi geliştirdiği, GİB’in e-Arşiv ve e-Fatura uygulamaları ile tam uyumlu elektronik fatura arayüzü üzerinden hizmet veriyor. DİA ile şirketlerin e-Arşiv ve e-Fatura uygulamalarına kolay ve sorunsuz bir geçiş yapmalarını sağlıyor.

Paylaş